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ICカードで勤怠管理するならちゃっかり勤太くん

勤太くん
ピットタッチ

ピットタッチ・プロ2はICカードなどですぐに勤怠打刻機として利用できるように勤怠管理用コンテンツをインストールした機器です。
会社や学校、学習塾、保育園などで豊富な実績があります。
FeliCaやMifareカードなどに対応しており、有線LAN、無線LANにも対応しておりますので設置工事なしで簡単に始められます。

ご興味をお持ちになられましたら下記のリンクから
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PDFファイルは「kintakun.pdf」

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ちゃっかり勤太くんはインターネットにつなげたグラウド型の勤怠管理システムです。
多彩な外部の給与システムや人事システムとの連携も簡単におこなえます。
さらに従業員の勤務状況をどこからでもリアルタイムで把握して早期に適切な人員配置をしたり残業管理にも最適です。
従来の紙のタイムレコーダーからパソコンに勤怠情報を入力されていた場合に比べて圧倒的な時間と労力の削減になります。

働き方改革で企業はより細かく従業員の時間管理を求められています。
是非、ご検討ください。

ICカード式の勤怠管理システムで何ができるのか

導入の際の注意とメリットなどを解説いたします。
企業や工場の人事担当者や飲食店、販売店などの事業者にとって、勤怠管理の作業を
どう効率化していくのかは大切な課題と言えるでしょう。
そこで今回は、「ICカードで勤怠管理ができるシステム」について解説します。
一般的にどんなICカードが使えるのか、検討時の注意点、導入時の手間、さらには
プラスアルファのメリットなどを知り業務の効率化とコスト削減に役立ててみてはいかがでしょうか。

ICカード式の勤怠管理システムは便利? 使えるカードの種類やコストは?

コスト

ICカードを活用した勤怠管理システムは、ICカードを使って従業員の出退勤、
労働時間などを管理するシステムです。
勤怠管理システムに登録してある従業員番号などの情報とICカード内の識別番号を
連携させるとICカードリーダーにICカードをかざすだけで、その従業員の出退勤情報が自動でシステム上に記録されます。

SuiCa(スイカ)やPASMO(パスモ)などの手持ちのICカードを使うことも可能です。

交通系ICカードや電子マネー、社員証などに使用しているICカードをシステムに登録すれば利用できます。
非接触ICカードには、主に「FeliCa」「Mifare」の2種類ICチップがあります。
他にも、FeliCaには比較的安価なFeliCa Lite-SもありますのでIDM運用の場合はそれで十分でしょう。
FeliCaスタンダードとの違いはメモリー容量の違いとメモリー分割ができるかどうか、暗号方式の違いです。
一般的な非接触ICカードの通信周波数は13.56MHzですが、EMカードやHitagカードは周波数が違います。
サービスによっては指定のカードしか使えないケースもあるので注意が必要です。

ICカードの価格は枚数、ICの種類によって白カードで1枚@200円〜@800円程度かかります。
オリジナルデザインを印刷する印刷代やICエンコード代は別途になります。

特に警備会社の警備と連携される場合は警備会社から支給される指定のカードしか使えないことがありますので注意が必要です。

ICカードリーダーの導入は、勤怠打刻専用機で1台あたり5〜10万円程です 。
数千円のカードリーダーもありますが、別途パソコンが必要になりますので、
打刻専用機としては使い勝手が悪いことが多いです。
事務所や工場の入り口に1台ですむのか、複数台を数カ所に設置がいいのか、
といった導入台数については、人数や非常時のことも考慮する必要があります。

一般的に勤怠管理システムには「自社開発システム」「パッケージ型」「クラウド型」の3種類があります。
種類によって導入費用も運用にかかる金額も異なります。
ICカードはどの種類の勤怠管理システムにも導入可能です。

最近、急激に導入が増えているのが、クラウド型です。
その場合、企業の要望にあわせたカスタマイズが可能なものを選ぶことが重要です。

ICカードを導入するメリットは煩雑な勤怠管理の圧倒的な効率化です。
クラウド型の場合は使った分だけの課金でサポート費用も含みます。
労基法の改正や機能アップ、データ管理の手間もありません。
通常は自社の働き方、労基法改正に合わせてそれぞれカスタマイズいたします。
デメリットは多少の初期費用がかかることですが、月額利用料金によって
初期費用を抑えるなどの方法があります。

ICカード式の勤怠管理システムを導入するメリット、デメリットは?

メリットデメリット

メリットから簡単にご紹介していきます。

  1. 扱いが簡単、スマート

    ICカードをタッチするのみですので、従業員にとっても負担になりません。

  2. 従業員の時間管理に対する意識が変わる。

    働き方改革において従業員の意識を変えて効率よく仕事をしていただくことが必要になりますが、
    しっかり管理されていると無駄な残業が少なくなります。

  3. 集計作業、勤怠の管理も大幅に効率化できる

    タイムカードで運用している場合、毎月全従業員の出退勤時刻を手作業でエクセルなどに入力し
    労働時間などを管理していることが多いです。
    しかし、ICカードの場合は、出勤・退勤時にICカードをICカードリーダーにタッチすれば、
    毎日の打刻時間が自動でデータ化されますので手作業での入力は一切不要になります。
    ICカード勤怠管理の一番のメリットです。

    登録されたデータは自動で集計されるため、残業時間、有給休暇取得状況などをひと目で確認することもできます。
    また、残業時間、遅刻の回数、休日出勤数などが基準値を超えた場合、アラートを出すこともできるため
    勤怠管理に加え、雇用における法令順守にも役立ちます。

  4. 給与ソフトとの連携で時間短縮

    給与計算ソフトとの連携により、給与計算の作業効率が大幅に向上できる点もうれしい魅力です。
    自社で使っている給与計算ソフトの形式に合わせて、勤怠管理システム上でデータを抽出することができます。

  5. 保管スペースも不要

    タイムカード式のタイムレコーダーとは異なり、全従業員の出勤・退勤から給与計算のデータまで、
    すべてをシステム上で管理できるメリットもあります。
    書類の保管も必要もなく、また、一括でデータを抽出することもできるので、必要に応じて過去にさかのぼることも簡単にできます。
    紙や印刷代の節約になります。

デメリットとしては、『サービスによっては指定のカードしか使えないケースもあるので注意が必要』という点です。
導入前には事前に相談をしておくとよいでしょう。

ICカードを活用した勤怠管理システムのQ&A

Q&A

続いては、ICカードを活用した勤怠管理システムについて、よくある疑問にお答えします。

従業員の異動やアルバイトスタッフの出入りが多い場合、ICカードの使い回しは可能か?
可能です。ICカードに登録されている固有のIDM番号を読み取って記録するシステムとなっていますので、
登録内容を一度変更し、再登録することで、同じICカードをほかの従業員のものとして使用できます。
もちろん回収できないICカードのIDM番号はすぐに削除できます。
直行直帰が多くて会社で打刻できない場合はどうすればいい?
クラウド型の場合、ICカードと併用する形で、スマートフォンや携帯電話を利用できるサービスがあります。
スマートフォンや携帯電話を使えば、外出先から打刻できるため、営業職などの直行直帰が多い職種についてもしっかり勤怠管理ができます。
管理者はどこにいてもリアルタイムで勤務状況を確認することができます。
また、GPS機能によりどこで打刻されたかも把握できます。
ICカードを紛失した場合は何をしたらいい?
システム上でそのカードの登録を削除すると、該当するICカードは使用不可となるので不正利用を防げます。
従業員がICカードを忘れた場合、打刻はできない?
共有のPCを利用して打刻することができます。
パスワード認証で打刻するシステムのため、ほかの従業員が代わりに打刻するなどの不正はできない仕組みとなっています。
個人情報など、データ流出の危険はない?
サービス提供を行う企業によって異なるため、セキュリティを徹底している企業を選ぶことをお勧めします。
信頼性を表す「プライバシーマーク」や「情報セキュリティー」の認定を取得しているかどうかをチェックポイントにしましょう。
さらに導入実績や運用年数もチェックすると安心です。
災害時にサーバーが壊れたら、データが消えてしまうのでは?
サービス提供を行う企業によっては、災害などでサーバーが機能しなくなるケースもあります。
導入検討の際には、サーバーがどのメーカーのもので信頼度はどうか、
どの場所にあるのかなど災害対策を万全に行っているかどうかを確認しましょう。

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